Allgemeines

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.

Verantwortliche Stelle

Für die Datenerhebung und -verarbeitung ist das folgende Unternehmen verantwortlich:

Greven Group GmbH

Neue Weyerstr. 1-3

50676 Köln

Datenschutzbeauftragter für alle o.g. Unternehmen:

Mike Peter
Sachverständiger für Datenschutz I Externer Datenschutzbeauftragter

Landeckring 19
76831 Impflingen
Tel.: 06341-6731696
Mobil: 0171-1972106
E-Mail: hello@yourprivacyfirst.de
Web: www.yourprivacyfirst.de

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also beispielsweise per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite oder über unser Webformular oder per E-Mail oder durch Übermittlung Ihrer Kontaktdaten im Rahmen unserer aktiven Recruitingmaßnahmen (z.B. Direktansprache oder Performance Kampagnen), bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.

Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:

Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Gehaltsvorstellung
Kündigungsfrist
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.

Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeitende aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeitende Zugriff.

Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.

Durchführung, Transkription und Aufbereitung von Bewerbungsgesprächen über Google Meet
Sofern Bewerbungsgespräche per Videokonferenz durchgeführt werden, nutzen wir hierfür Google Meet, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Meet ist Bestandteil von Google Workspace. Im Rahmen der Videokonferenz können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Meeting-Metadaten, technische Verbindungsdaten sowie die während des Gesprächs von Ihnen gemachten Angaben verarbeitet werden. Sofern dies für die Dokumentation des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, kann während des Bewerbungsgesprächs die in Google Meet integrierte Transkriptionsfunktion genutzt werden. In diesem Fall wird das gesprochene Wort automatisiert in Textform übertragen. Das Transkript dient ausschließlich der Dokumentation des Gesprächs, der Nachvollziehbarkeit der gestellten Fragen und Antworten sowie der einheitlichen Strukturierung der Bewerbungsverfahren.

Die Transkription wird nicht heimlich eingesetzt. Bewerberinnen und Bewerber werden vor oder zu Beginn des Gesprächs über die Nutzung der Transkriptionsfunktion informiert. Soweit erforderlich, wird die Transkription erst nach entsprechender Zustimmung gestartet. Das Transkript wird im Google Workspace-Umfeld gespeichert, insbesondere im Google Drive des Meeting-Organisators, und ist nur für die hierfür berechtigten Personen zugänglich. Das erstellte Transkript kann anschließend innerhalb der hierfür vorgesehenen Systeme weiter aufbereitet werden, um Gesprächsprotokolle in ein einheitliches Format zu bringen. Die Aufbereitung dient insbesondere der Strukturierung, Vereinheitlichung und Zuordnung von Gesprächsinhalten, etwa der Zuordnung von Antworten zu den jeweiligen Fragen.

Eine automatisierte Entscheidung über die Einstellung oder Ablehnung von Bewerberinnen und Bewerbern findet nicht statt. Die eingesetzten Funktionen treffen keine verbindliche Auswahlentscheidung, erstellen kein Ranking, kein Scoring und keine eigenständige Eignungsbewertung von Bewerberinnen und Bewerbern. Die Entscheidung über den weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens wird ausschließlich durch die hierfür zuständigen Personen getroffen. Die erzeugten Transkripte und aufbereiteten Gesprächsprotokolle werden vor ihrer Verwendung im Bewerbungsverfahren durch autorisierte Mitarbeitende geprüft und können bei Bedarf korrigiert, ergänzt oder gelöscht werden. Maßgeblich für die Auswahlentscheidung ist die menschliche Prüfung und Bewertung der Bewerbungsunterlagen, des Bewerbungsgesprächs und der sonstigen relevanten Informationen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt dies nur, soweit dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist oder von der betroffenen Person selbst eingebracht wurde; insoweit gelten die in dieser Datenschutzerklärung genannten Rechtsgrundlagen entsprechend.

Google wird im Rahmen von Google Workspace grundsätzlich als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt. Eine Nutzung der Inhalte zu Trainingszwecken außerhalb der vereinbarten Leistungserbringung findet nicht statt, soweit dies vertraglich und technisch ausgeschlossen ist. Die Speicherdauer der Transkripte und aufbereiteten Gesprächsprotokolle richtet sich nach den in dieser Datenschutzerklärung genannten Löschfristen für Bewerbungsdaten. Nach Ablauf der maßgeblichen Aufbewahrungsfrist werden diese Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen, insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, entgegenstehen. Bewerberinnen und Bewerber können im Rahmen ihrer Betroffenenrechte Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen. Hierzu kann, soweit vorhanden und soweit keine Rechte Dritter oder überwiegenden schutzwürdigen Interessen entgegenstehen, auch eine Kopie des Gesprächsprotokolls bzw. Transkripts gehören. Interne Notizen, interne Bewertungen, Vergleichsvermerke oder Informationen über andere Bewerberinnen und Bewerber sind hiervon nicht umfasst.

Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. Sofern besondere Arten personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten) ist die Rechtsgrundlage § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 180 Tagen über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.). Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, überführen wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten in unser Personalinformationssystem (ebenfalls personio) und speichern diese mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.

Weitergabe der Daten an Dritte

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio SE & Co. KG, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

Betroffenenrechte

Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.

Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).

Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie hier (TWT Group) sowie hier (Greven Group) unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.

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